Vollmachtsdatenbank

Die Rechtsanwaltskammer Hamm ermöglicht ihren Mitgliedern die Nutzung der Vollmachtsdatenbank. Teilnehmende Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer können mit der Vollmachtsdatenbank die Vollmachten ihrer Mandanten elektronisch verwalten und vereinfacht an die Finanzverwaltung übermitteln. Damit sind Sie als steuerlicher Berater in der Lage, die Daten zur vorausgefüllten Steuererklärung bei der Finanzverwaltung über Ihre eingesetzte Einkommensteuersoftware abzurufen.

Allgemeine Informationen zur Vollmachtsdatenbank

Hintergrund für den Einsatz der Vollmachtsdatenbank ist die Einführung der „Vorausgefüllten Steuererklärung“ (VaSt) durch die Finanzverwaltung im Rahmen des E-Governments. Steuerpflichtigen werden seit März 2014 ihre bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten zur Übernahme in die Einkommensteuererklärung bereitgestellt:

Lohnsteuerdaten vom Arbeitgeber,
Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen,
Lohnersatzleistungen ab Veranlagungszeitraum 2014
Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen,
bestimmte Vorsorgeaufwendungen wie Riester und Rürup,
Name, Adresse und weitere steuerrelevante Informationen.

Für den Abruf der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten kann der Steuerpflichtige auch seinen steuerlichen Berater (Rechtsanwalt / Steuerberater Wirtschaftsprüfer / vereidigter Buchprüfer) bevollmächtigen. Der Datenabruf kann unter Einbindung der Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm über die jeweils eingesetzte Software des Beraters sowie über das ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung erfolgen. Letzteres kann direkt im Wege des Einzelabrufes durchgeführt werden.

Für die Vollmachtsdatenbank benötigt der steuerliche Berater von seinem Mandanten die von der Finanzverwaltung standardisierte „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ (siehe Formular unter „Downloads“). Diese wird dann in die Vollmachtsdatenbank eingepflegt und übermittelt. So erhält die Finanzverwaltung die Information, dass die Berechtigung zum Abruf der gespeicherten Steuerdaten des Mandanten vorliegt. Danach kann der Berater die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten schon während der Bearbeitung der Steuererklärung einsehen, überprüfen und seinen Mandanten über Abweichungen informieren.

Zugang zur Vollmachtsdatenbank

Sollten Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation (StB/WP/vBP/) die Vollmachtsdatenbank bereits nutzen, überlegen Sie bitte, ob Sie darüber hinaus einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm benötigen. Dieses wird nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein.

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren.
Sofern Sie DATEV-Mitglied sind, können Sie eine ggf. bereits vorhandene DATEV-SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verwenden.
Andernfalls benötigen Sie unsere VDB-Zugangskarte mit SmartCard-Funktion, die Sie bei der Rechtsanwaltskammer Hamm bestellen können. Bitte verwenden Sie dafür das unter „Downloads“ eingestellt Formular.

Weiterführende Informationen zur Vollmachtsdatenbank

Hilfe zur Vollmachtsdatenbank

Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
Firma Teleperformance unter der Hotline-Nummer +49 900 1673333 (9,90 € pro Anruf)
Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
DATEV unter der Hotline-Nummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)

Gebühren zur Vollmachtsdatenbank

Gebühren der Rechtsanwaltskammer Hamm

Die Rechtsanwaltskammer Hamm erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums (Erstkarte) derzeit keine Gebühren.

Die Ausstellung einer Zweitkarte erfolgt gegen Kostenerstattung.

Gebühren der DATEV eG

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 € netto in Rechnung.

Downloads und Links zur Vollmachtsdatenbank

Mandantenvollmacht

Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Technische Anforderungen

Für die Nutzung registrieren

DATEV-Zugang zur Registrierung

Vollmachtsdatenbank verwenden

Weitere Unterstützung zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank und zum Kammermitgliedsausweis finden Sie unter:

Details: Vollmachtsdatenbank

Hinweis: Sollten Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation (StB/WP/vBP/) die Vollmachtsdatenbank bereits nutzen, überlegen Sie bitte, ob Sie darüber hinaus einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm benötigen. Dieses wird nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein.

Zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Mandantenvollmachten einholen

Holen Sie von Ihrem Mandanten eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmacht) ein. Verwenden Sie dafür bitte ausschließlich das pdf standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums (136 KB) . Beachten Sie hierzu auch die pdf Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen (292 KB) . Die Verwendung dieses amtlichen Vollmachtsformulars ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten mittels Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.

Bitte bewahren Sie das unterzeichnete Vollmachtsformular in Papierform in Ihrer Anwaltskanzlei auf. Die Finanzverwaltung kann stichprobenartig das Vorhandensein der unterschriebenen Mandantenvollmachten prüfen. Eine Übersendung des unterzeichneten Mandantenvollmachtformulars an die Rechtsanwaltskammer Hamm ist keinesfalls erforderlich. Eine Bekanntgabevollmacht kann über das Vollmachtsformular bislang noch nicht elektronisch erfasst werden und muss daher derzeit noch in Papierform an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Hinweis: Zur effizienten Nutzung der Vollmachtsdatenbank sollte Ihr Mandant der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei zustimmen. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

2. Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine VDB-Zugangskarte oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) sein.

Zur Beantragung einer VDB-Zugangskarte füllen Sie bitte dieses pdf Antragsformular (94 KB) aus und schicken Sie es an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Hamm. In diesem Zusammenhang stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Berufsregisterdaten für die Vollmachtsdatenbank zu.

Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen per Post zu. Da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Zugangskarte abfragt, ist eine Identifizierung als rechtmäßiger Karteninhaber bei der DATEV erforderlich. Sie erhalten das entsprechende Identifizierungsformular zusammen mit Ihrer VDB -Zugangskarte. Bitte senden Sie das Identifizierungsformular unterschrieben an die DATEV zurück. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie nach einmaligem Ändern bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm eingeben müssen.

Sollten Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, können Sie diese alternativ als Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank bei der Rechtsanwaltskammer Hamm registrieren lassen („freischalten“). Das entsprechende Registrierungsformular finden Sie pdf hier (40 KB) . Stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Registerdaten für Zwecke der Vollmachtsdatenbank zu und schicken Sie bitte das ausgefüllte Registrierungsformular an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Hamm. Aus Sicherheitsgründen überprüft die Finanzverwaltung auch hier die Identität der verwendeten Karte. In der Regel werden Sie Ihre DATEV SmartCard bereits identifiziert haben. Sind Sie sich nicht mehr sicher oder ist eine Identifizierung noch nicht erfolgt, schauen Sie bitte hier.

Die Verwendung Ihrer Berufsregisterdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als Rechtsanwalt bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der Rechtsanwaltskammer Hamm mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

Die Rechtsanwaltskammer Hamm erhebt für die Ausstellung (Erstkarte) bzw. Registrierung eines Zugangsmediums derzeit keine Gebühren.

Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) registrieren können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
Sozien (RA/StB/WP/vBP) einer Sozietät
Partner (RA/StB/WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte RA/StB/WP/vBP können weder eine eigene VDB-Zugangskarte erhalten noch eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Hinweis unter Schritt 1).

Hinweis für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation

Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm sowie einer anderen Kammer beantragt haben. Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Mitgliedsdaten hinterlegt werden. Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal erfassen. Sollte eine Mandantenvollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Vollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

3. Technische Anforderungen sicherstellen

Folgende technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtanwaltskammer Hamm sicherzustellen:

internetfähiger PC mit Internet Explorer als Browser (nähere Informationen finden Sie unter
Häufige Fragen > Frage 17)
handelsübliches Smartcard Lesegerät

Ausführliche Informationen zu verwendbaren Smartcard Lesegeräten finden Sie hier.

DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert)
oder DATEV Sicherheitspaket compact (Nicht-DATEV Kunden)

Letzteres können Sie hier kostenlos herunterladen. Sehen Sie hierzu auch das Video.

Stellen Sie bei jedem Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank bitte sicher, dass Ihre VDB-Zugangskarte bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger in Ihrem angeschlossenen Smartcard Lesegerät eingesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

4. Für die Nutzung registrieren

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Kanzlei einmalig registrieren. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre VBD-Zugangskarte in Ihrem Lesegerät eingesteckt ist. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier.

RA/StB/WP/vBP in eigener Kanzlei mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren.

Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank verfügt. Eine Registrierung der Kanzlei durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank für die bereits registrierte Praxis unmittelbar nutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.

Hinweis: Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Kanzlei registrieren möchten (beispielsweise ein RA, der sowohl in eigener Kanzlei und als Geschäftsführer einer StBG tätig ist, und beide Kanzleien für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

5. Nutzungsvertrag abschließen

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank setzt weder eine Mitgliedschaft bei der DATEV voraus, noch wird eine solche begründet. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank werden seitens DATEV 0,60 € netto pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr berechnet.

Während des Registrierungsvorgangs wird automatisch ein Entwurf eines Nutzungsvertrages zwischen Ihnen und der DATEV über die Nutzung der VDB-Vollmachtsdatenbank generiert. Drucken Sie diesen Vertragsentwurf bitte aus und schicken Sie ihn unterschrieben an die DATEV zurück.

Ihre Mandantenvollmachten können Sie bereits mit Beendigung des Registrierungsvorganges in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und verwalten (siehe diesbezüglich Schritt 6). Eine Übermittlung Ihrer eingepflegten Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung ist allerdings erst nach Eingang des unterschriebenen Nutzungsvertrages bei der DATEV möglich.

6. Vollmachtsdatenbank verwenden

In der Vollmachtsdatenbank haben Sie die Möglichkeit:

Ihre Mandantenvollmachten einzupflegen und zu verwalten.
Mitarbeiter Ihrer Praxis zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank zu berechtigen („Vergabe
von Untervollmachten“).
Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Den Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm erhalten Sie hier.

Beim Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihr Kartenlesegerät angeschlossen haben, Ihr Zugangsmedium gesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie in dem Dokument „ pdf Vollmacht Onlineanwendung Hilfe (3.32 MB) “ sowie in der pdf Präsentation Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung (2.17 MB) . Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:

Firma Teleperformance unter der Hotline-Nummer +49 900 1673333 (9,90 € pro Anruf)
Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
DATEV unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)

Sobald Sie die Mandantenvollmachten über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung erstmalig übermitteln, wird der Mandant von der Finanzverwaltung zu Kontrollzwecken schriftlich über Ihre Bevollmächtigung informiert. Nach Ablauf einer Widerspruchsfrist (ca. 37 Tage) wird der Zugriff auf die elektronischen Daten Ihres Mandanten freigegeben. Über die Steuersoftware Ihrer Kanzlei können Sie die Steuerdaten Ihres Mandanten abrufen.

Details: Vollmachtsdatenbank

1. Was ist die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm?

Die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm ist eine internetbasierte Softwarelösung für Rechtsanwälte/Steuerberater Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer und Berufsgesellschaften mit folgenden Funktionalitäten:

Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten
Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten
Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den jeweiligen
Kanzleiprogrammen.

Der Datenabruf kann unter Einbindung der Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm über die jeweils eingesetzte Software des Beraters sowie über das ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung erfolgen. Letzteres kann direkt im Wege des Einzelabrufes durchgeführt werden.

Die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm ist abzugrenzen von den Vollmachtsdatenbanken der Steuerberaterkammer und der Wirtschaftsprüferkammer. Organisatorisch und technisch gesehen handelt es sich um getrennte Datenbanken, die mit den jeweils relevanten Mitgliedsdaten befüllt werden: Die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm mit den Mitgliedsdaten der RA/StB/WP/vBP, die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer mit den Berufsregisterdaten der Steuerberater und die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer mit den Berufsregisterdaten der Wirtschaftsprüfer. Eine systemseitige Verknüpfung findet nicht statt (siehe hierzu auch Frage 25).

Die Finanzverwaltung ist aktuell noch nicht in der Lage elektronisch alle Daten des Vollmachtsformulars zu empfangen und zu erfassen. Dies soll voraussichtlich 2017 mit der Einführung von GINSTER (Grundinformationsdienst Steuern) möglich sein. Das bedeutet, dass dann jede Änderung im Datenbestand der Vollmachtsdatenbank automatisch an GINSTER gesendet wird und im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Rechtsanwalt schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. neue/geänderte Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin soll dann auch die Steuerkontoabfrage über die Vollmachtsdatenbank möglich sein (siehe hierzu auch Frage 8). Ebenso entfällt das Widerspruchsschreiben an den Mandanten zur Freischaltung seiner Steuerdaten (siehe hierzu auch Frage 30).

2. Auf welche Daten des Mandanten kann man zugreifen?

Seit März 2014 können RA/StB/WP/vBP im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten der Mandanten zugreifen. Darunter fallen folgende Informationen:

vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
ab 2015 Lohnersatzleistungen
Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
Vorsorgeaufwendungen sowie
Name, Adresse und weitere Grundinformationen

3. Wo erhalte ich Zugang zur Vollmachtsdatenbank?

Auf der Internetseite der Rechtsanwaltskammer Hamm. Dort erhalten Sie über den Button „Vollmachtsdatenbank“ Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm.

4. Welche Kosten entstehen mir für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank?

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 € netto in Rechnung. Zudem ist ein Kartenlesegerät (siehe Punkt 18) im Handel zu erwerben. Dieses kostet durchschnittlich 25,00 € bis 30,00 €. Die Rechtsanwaltskammer Hamm erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums (Erstkarte) derzeit keine Gebühren.

5. Benötige ich eine schriftliche Vollmacht des Mandanten? Muss ich diese aufbewahren?

Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die mittels der Vollmachtsdatenbank übermittelten Mandantenvollmachten auch tatsächlich vorliegen. Daher muss die unterzeichnete Mandantenvollmacht in Papierform in Ihrer Praxis aufbewahrt werden. Eine Übersendung des unterzeichneten Vollmachtformulars an die Rechtsanwaltskammer Hamm ist keinesfalls erforderlich. Bei Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften müssen zwei Vollmachten pro Ehe- bzw. Lebenspartner eingeholt werden.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie pdf hier [1] (136 KB) . Beachten Sie dazu auch bitte die pdf Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen[2] (292 KB) .

6. Muss ich das Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums nutzen?

Sofern Sie die Mandantenvollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, ist der Einsatz des pdf standardisierten Vollmachtformulars des Bundesfinanzministeriums [3] (136 KB) unabdingbar (siehe hierzu auch das BMF-Schreiben [4]vom 01.08.2016). Vollmachten, die mit dem bislang bekannt gegebenen Musterformular von Mandanten eingeholt wurden, gelten aber weiterhin. Bitte beachten Sie, dass das standardisierte Vollmachtsformular nicht geändert werden darf. Beachten Sie zu dem Vollmachtsformular auch bitte die pdf Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen [6] (292 KB) . Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.

7. Wie weit geht der Umfang der Mandantenvollmacht?

Die Mandantenvollmacht berechtigt den RA/StB/WP/vBP grundsätzlich zur umfassenden Vertretung in Steuersachen. Der Mandant muss diejenigen Steuerarten und sonstige Angelegenheiten ankreuzen, für welche die Vollmacht nicht gelten soll. Um die Pflege der Vollmachtsdatenbank Ihren Mitarbeitern übertragen zu können, muss Ihr Mandant Sie ausdrücklich berechtigen Untervollmachten zu erteilen. Derzeit können jedoch noch nicht alle Daten der Vollmacht elektronisch von der Finanzverwaltung erfasst werden. Über die Vollmachtsdatenbank wird daher aktuell nur die Berechtigung zum Datenabruf an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Inhalte der Vollmacht selbst werden nicht übermittelt. Das bedeutet, dass z.B. eine Bekanntgabevollmacht derzeit weiterhin in Papierform an die Finanzverwaltung gesandt werden muss (Näheres siehe Frage 8).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie pdf hier [7] (136 KB) . Beachten Sie dazu auch bitte die pdf Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen[8] (292 KB) .

8. Was ist mit der Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen? Kann ich diese komplett per Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln oder muss ich diese weiterhin in Papierform übermitteln?

Die Finanzverwaltung ist aktuell noch nicht in der Lage elektronisch alle Daten des Vollmachtsformulars zu empfangen und zu erfassen. Lediglich die Berechtigung zum Datenabruf kann mittels Vollmachtsdatenbank derzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Sie müssen daher die weiteren Vollmachten, welche Ihnen durch die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen erteilt wurden, wie beispielsweise die Bekanntgabevollmacht (sofern diese der Finanzverwaltung nicht bereits bekannt ist) weiterhin in Papierform vorlegen.

Die vollständige Erfassung der Vollmachtsdaten bei der Finanzverwaltung soll voraussichtlich ab 2017 über GINSTER möglich sein. Das bedeutet, dass jede Änderung im Datenbestand der Vollmachtsdatenbank automatisch an GINSTER gesendet wird und im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Rechtsanwalt schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. neue / geänderte Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin soll auch die Steuerkontoabfrage dann über die Vollmachtsdatenbank möglich sein.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie pdf hier [9] (136 KB) . Beachten Sie dazu auch bitte die pdf Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen[10] (292 KB) .

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen Untervollmachten auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

9. Wer kann eine VDB-Zugangskarte beantragen / vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger registrieren bzw. freischalten?

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine VDB-Zugangskarte sein oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, eine vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger). Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) registrieren („freischalten“) können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
Sozien (RA/StB/WP/vBP ) einer Sozietät
Partner (RA/StB/WP/vBP ) einer Partnerschaftsgesellschaft
Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP ) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte RA/StB/WP/vBP können keine eigene VDB-Zugangskarte erhalten bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Frage 7).

Das Antragsformular VDB-Zugangskarte finden Sie pdf hier [11] (94 KB) .
Das Formular Registrierung vorhandene DATEV SmartCard finden Sie pdf hier [12] (40 KB) .

10. Können die Leiter einer Niederlassung eine eigene VDB-Zugangskarte für ihren Standort beantragen bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger registrieren („freischalten“)?

Niederlassungsleiter können, auch wenn sie keine gesetzlichen Vertreter ihrer Gesellschaft sind, eine Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm für die entsprechende Niederlassung beantragen oder eine bereits vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen (siehe Frage 9). Damit können sie ihre Niederlassung registrieren und die auf die Niederlassung erteilten Vollmachten verwalten. Die Gesellschaft hat dafür Sorge zu tragen, dass der Zugang zur Vollmachtsdatenbank für die Niederlassung gesichert ist, sobald der Niederlassungsleiter aus der Gesellschaft ausscheidet.

Das Antragsformular VDB-Zugangskarte finden Sie pdf hier [13] (94 KB) .
Das Formular Registrierung vorhandene DATEV SmartCard finden Sie pdf hier [14] (40 KB) .

11. Wo kann ich eine VDB-Zugangskarte bestellen?

Die VDB-Zugangskarte können Sie bei Ihrer Rechtsanwaltskammer Hamm bestellen. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) bei der Rechtsanwaltskammer Hamm registrieren lassen. In beiden Fällen nutzen Sie bitte das entsprechende Antragsformular. Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen zusammen mit Ihrem Identifizierungsformular (siehe Frage 15) per Post zu. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm eingeben müssen.

12. Was kostet das Beantragen bzw. Registrieren der Karten?

Die Rechtsanwaltskammer Hamm erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums (Erstkarte) derzeit keine Gebühren.

13. Warum muss ich der Datenübertragung aus der Mitgliederverwaltung zustimmen?

Die Verwendung Ihrer Mitgliedsdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als RA/StB/WP/vBP bzw. gesetzlicher Vertreter einer Berufsgesellschaft bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der Rechtsanwaltskammer Hamm mitteilen, damit diese in der Mitgliederverwaltung eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

14. Wie finde ich heraus, was ich für eine/n DATEV SmartCard / mIDentity Stick habe?

Die SmartCard User-ID finden Sie entweder aufgedruckt auf Ihrer SmartCard oder auf Ihrem PC unter Start > alle Programme > DATEV > Basissoftware > Sicherheitssoftware pro. Öffnen Sie das Sicherheitspaket pro und wählen Sie die Registerkarte „SmartCard“.

15. Warum muss ich bei der VDB-Zugangskarte ein Identifizierungsformular für die DATEV ausfüllen?

Die Finanzverwaltung überprüft aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten SmartCard (auch die VDB-Zugangskarte ist eine SmartCard). Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung hinterlegten Daten. Sie erhalten zusammen mit der VDB-Zugangskarte das Identifizierungsformular per Post zugeschickt. Senden Sie dieses bitte ausgefüllt und unterschrieben an die DATEV. Sofern Sie als DATEV-Mitglied schon über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, werden Sie Ihre Karte in der Regel identifiziert haben. Wenn Sie Ihre DATEV SmartCard noch nicht identifiziert haben oder Zweifel haben, können Sie dieses mittels der Verzeichnisabfrage überprüfen (siehe hierzu Frage 16).

16. Wie kann ich überprüfen, ob meine VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger auch tatsächlich für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung identifiziert ist?

Über die Verzeichnisdienstabfrage können Sie nachprüfen, ob Ihre VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) bereits identifiziert ist. Sofern Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger verfügen, wird diese in der Regel schon identifiziert sein. Sollte Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger noch nicht identifiziert sein, können Sie das Identifizierungsformular auch hier [15] abrufen.

17. Welche technischen Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System etc.) benötige ich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank?

Sie benötigen:

einen PC mit Internetzugang
Folgende Betriebssysteme werden unterstützt:
Microsoft Windows 7 und Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10 oder
Internet Explorer 11
Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachtsdatenbank nur mit dem Internet Explorer
32-Bit genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt.
Microsoft Windows 8.1 und Internet Explorer 10 oder Internet Explorer 11
(Details zu den unterstützten Betriebssystemen finden Sie in der Informations-Datenbank [16]).

Eine VDB-Zugangskarte oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger / mIDentityStick für Berufsträger das DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV-Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar [17]), jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket pro finden Sie hier [18]).

sowie ein Kartenlesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie hier [19]).

18. Welche Kartenlesegeräte sind mit der DATEV-Software "Sicherheitspaket compact" und der VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger kompatibel?

SCM Microsystems SPR 532 (USB); Sicherheitsklasse 2
DATEV mIDentity compact (USB); Sicherheitsklasse 1
DATEV mIDentity classic (USB); Sicherheitsklasse 1
DATEV mIDentity comfort (USB); Sicherheitsklasse 1
SCM microsystems SCR 3310 (USB); Sicherheitsklasse 1
SCM microsystems SCR 335 (USB); Sicherheitsklasse 1

Siehe auch Infoblatt Lesegeräte [20].

Bitte beachten Sie, dass für den mIDentity-Stick kein Lesegerät benötigt wird. Sie müssen lediglich die Software „Sicherheitspaket compact [21]“ installieren.

19. Wer kann sich in der Vollmachtsdatenbank registrieren?

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Praxis einmalig registrieren. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier [22].

RA/StB/WP/vBP in eigener Praxis mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren. Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank (VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)) verfügt. Eine Registrierung der Praxis durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank sofort mitnutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.

20. Wer kann sich bei einer Berufsgesellschaft der Form GmbH & Co.KG registrieren?

Eine GmbH & Co.KG kann grundsätzlich durch den geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH registriert werden, es sei denn der Gesellschaftsvertrag sieht etwas anderes vor. Er allein ist dann für seine Gesellschaft vertretungsberechtigt.

21. Meine Kanzlei wird im Registrierungsdialog gar nicht oder falsch aufgelistet. Wie kann ich sie (Adresse, Rolle, neue Kanzlei) aktualisieren / finden?

Wenn Sie sich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Verwaltungsprogramm der Rechtsanwaltskammer Hamm. (Hierfür haben Sie beim Kartenantrag bzw. beim Antrag auf Registrierung Ihrer DATEV SmartCard Ihre Einwilligung erteilt.) Sind diese Daten ganz oder teilweise fehlerhaft, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie diese bei der Rechtsanwaltskammer Hamm ändern lassen. Aktuelle Änderungen sollten Sie daher umgehend schriftlich an die Rechtsanwaltskammer Hamm weiterleiten. Diese werden dann angepasst und zeitnah an die Vollmachtsdatenbank übermittelt.

22. Was mache ich, wenn ich mehrere Kanzleien registrieren möchte?

Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Kanzlei registrieren möchten (beispielsweise ein RA, der sowohl in eigener Kanzlei und als Geschäftsführer einer StBG tätig ist, und beide Kanzleien für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

23. Wohin muss ich den Nutzungsvertrag und das SEPA-Lastschriftmandant schicken?

Beides senden Sie bitte an:

DATEV eG
Logistik-Center
90329 Nürnberg

24. Ich bin Rechtsanwalt und Steuerberater (und/oder Wirtschaftsprüfer) und nutze schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer (oder Wirtschaftsprüferkammer). Kann ich die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm trotzdem nutzen?

Grundsätzlich besteht für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation, d.h. Personen bzw. Berufsgesellschaften, die zugleich RA/StB/WP/vBP und Steuerberater bzw. WPG/BPG und Steuerberatungsgesellschaft sind, die Möglichkeit sowohl einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm als auch einen Zugang zur StBK-Vollmachtsdatenbank und/oder WPK-Vollmachtsdatenbank zu erhalten. Dieses wird aber nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein. Sollten Sie schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern und/oder Wirtschaftsprüferkammer nutzen, überlegen Sie, ob Sie einen zusätzlichen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Hamm beantragen möchten.

Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Mitgliedsdaten hinterlegt werden. Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden somit in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zu den Vollmachtsdatenbanken beantragt haben.

Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Hinweis: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal speichern. Sollte eine Vollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Mandantenvollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

25. Kann ich für die Arbeit mit der Vollmachtsdatenbank Untervollmachten an meine Mitarbeiter vergeben?

Bitte beachten Sie zunächst, dass die Vergabe von Untervollmachten ausdrücklich vom Mandanten auf dem Vollmachtsformular erteilt werden muss (siehe Frage 7). Nach einer erfolgreichen Registrierung können Sie für jeden Mitarbeiter, den Sie zur Pflege der Vollmachtsdatenbank berechtigen möchten, über das Icon „Berechtigungen verwalten“ Untervollmachten vergeben. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter eine eigene DATEV SmartCard oder einen eigenen DATEV mIDentity-Stick besitzen. DATEV-Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter über einen Link in der Vollmachtsdatenbank einen DATEV mIDentity-Stick bestellen.

Näheres finden Sie in dem Dokument „ pdf Vollmacht Onlineanwendung Hilfe [23] (3.32 MB) “ sowie unter der pdf Präsentation Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung [24] (2.17 MB) .

Hinweis: Sofern Ihre Mitarbeiter auch die Datenabrufe im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung durchführen sollen, müssen sie mittels Identifizierungsformulars bei der DATEV identifiziert werden (siehe Frage 15).

26. Was mache ich, wenn ich in der Vollmachtsdatenbank mit einer anderen Karte arbeiten möchte?

Sofern Sie mit einer anderen Karte arbeiten möchten, schließen Sie zunächst den Browser und öffnen Sie ihn erneut. Stecken Sie dann die andere Karte in Ihr Kartenlesegerät ein.

27. Wer ist mein Ansprechpartner für Fragen zur Vollmachtsdatenbank?

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie unter der pdf Vollmacht Onlineanwendung Hilfe [25] (3.32 MB) . Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
Firma Teleperformance unter der Hotline-Nummer +49 900 1674444 (9,90 € pro Anruf)
Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
DATEV unter der Hotline-Nummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)

28. Kann ich aus meiner vorhandenen Kanzleisoftware die Mandantenstammdaten in die Vollmachtsdatenbank importieren?

Die Vollmachtsdatenbank ermöglicht über eine offene Schnittstelle den Import von Vollmachtgeberstammdaten (Mandantenstammdaten). Voraussetzung ist, dass die von Ihnen eingesetzte Kanzleisoftware eine Datei gemäß der Schnittstellenbeschreibung erzeugen kann. Die Beschreibung der Schnittstelle inklusive des erforderlichen Dateiaufbaus finden Sie auf den Internetseiten der Bundesrechtsanwaltskammer [26].

29. Wie erfolgt der Datenabruf bei der Finanzverwaltung?

Der Abruf der Steuerdaten Ihres Mandanten hat über das von Ihnen eingesetzte Einkommensteuerprogramm zu erfolgen. Ein Datenabruf aus der Vollmachtsdatenbank unmittelbar ist nicht möglich. Nachdem Sie Ihre Kanzlei für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registriert, die Vollmachten eingepflegt und an die Finanzverwaltung übermittelt haben, wird die Finanzverwaltung Ihren Mandanten in einem Schreiben darüber informieren, dass Sie als steuerlicher Berater auf seine Daten zugreifen dürfen, sofern er nicht widerspricht. Nach Ablauf der 37-tägigen Widerspruchsfrist für Ihren Mandanten können Sie dann auf seine Steuerdaten zugreifen. Mit Einführung von GINSTER entfallen das Widerspruchsschreiben sowie die Widerspruchsfrist für den Mandanten zur Freischaltung seiner Steuerdaten.

30. Wann wird meine VDB-Zugangskarte gesperrt?

Die VDB-Zugangskarte wird automatisch gesperrt, wenn der Berufsträger verstirbt, seine Mitgliedschaft in der Rechtsanwaltskammer Hamm beendet oder er beurlaubt, und dieses in der Mitgliederverwaltung eingetragen wird. Ebenso hat der Berufsträger die Möglichkeit seine VDB-Zugangskarte sperren zu lassen, wenn diese ihm gestohlen wird, anderweitig abhanden kommt oder er die Vollmachtsdatenbank nicht mehr nutzen möchte. In diesen Fällen ist das Kartensperrantragsformular auszufüllen und an die Rechtsanwaltskammer Hamm zu senden.

31. Was mache ich, wenn ich meine PIN vergessen oder verloren habe?

Sie haben die PIN Ihrer VDB-Zugangskarte/ DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) vergessen oder verloren. Lesen Sie hier [27], wie Sie die PIN wiederherstellen. Je nach Kartentyp gehen Sie dafür unterschiedlich vor.

Details: Vollmachtsdatenbank

Montag – Donnerstag	08:00 - 13:00 Uhr 13:30 - 16:30 Uhr
Freitag	08:00 - 13:30 Uhr

Postanschrift	Rechtsanwaltskammer Hamm Postfach 21 89 59011 Hamm
Hausanschrift	Rechtsanwaltskammer Hamm Ostenallee 18 59063 Hamm

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