Jetzt auf die digitale Akte umstellen!

Die Umstellung auf den elektronischen Rechtsverkehr bedeutet für Kanzleien einige Herausforderungen. Sie kann aber auch als Chance begriffen werden, um die Kanzleiorganisation gleich von Grund auf zu modernisieren.

Dies gelingt beispielsweise, indem zur Vorbereitung auf den elektronischen Rechtsverkehr auch die digitale Akte eingeführt wird. Die digitale Akte muss dabei (anders als es jetzt meist gehandhabt wird) zur führenden Akte werden. Die Papierakte dient nur noch zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente, die derzeit in digitaler Form nicht vorliegen, wie z.B. vollstreckbarer Ausfertigungen von Titeln.

Die Vorteile der elektronischen Akte liegen auf der Hand: Die ohnehin bereits heute digital produzierten Dokumente können ohne Medienbruch gleich digital an die Gerichte versandt werden. Und die digital von den Gerichten eingehenden Dokumente können ohne weiteren Ausdruck in die digitale Akte eingefügt werden. Dabei gehen insbesondere auch keine Versandinformationen und die damit verbundenen digitalen Signaturen verloren.

Die Arbeit nur mit digitalen Dokumenten hilft übrigens auch dabei, Haftungsgefahren zu vermeiden, die das jetzt in vielen Kanzleien praktizierte Nebeneinander von digitaler Akte in der Kanzleisoftware und papierener Handakte mit sich bringen kann. So wurde in der Entscheidung des OLG Frankfurt am Main vom 16.6.2017, die wir Ihnen oben schon vorgestellt haben, ganz offenkundig parallel mit Papierakte und digitalen Dokumenten gearbeitet – und das ging gründlich schief:

Dem betroffenen Anwalt wurde die Papierakte vorgelegt, damit er den in einem digitalen Signaturordner befindlichen Schriftsatz unterzeichnet. Dies hat er versäumt. Wäre ihm der digitale Schriftsatz zur Bearbeitung zugewiesen worden, wäre dieser Fehler sicherlich nicht passiert. Zu allem Überfluss wurde der digitale Postausgang anhand der Papierakte kontrolliert. Da sich ein Ausdruck des Schriftsatzes darin befand, ging die Kanzleikraft irrtümlich von einem erfolgreichen Versand aus. Hätte sie gleich nur die digitale Akte kontrolliert, wäre ihr der Fehler mit hoher Wahrscheinlichkeit aufgefallen.

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