beA-Postfächer für Syndici

Viele Syndikusrechtsanwältinnen und -rechtsanwälte fragen sich, wann es denn nun für sie mit dem beA losgeht. Und manche waren verunsichert durch die Ankündigung der BNotK, man solle spätestens bis zum 30.9.2017 seine beA-Karte bestellen, um sicherzugehen, dass sie rechtzeitig vor dem 1.1.2018 ausgeliefert wird. Für Syndici bringen wir hier etwas Licht ins Dunkel… Ausführlicher wird dies Rechtsanwalt Dr. Timo Hermesmeier im nächsten BRAK-Magazin tun.

Wann es losgeht...

Die Bereitstellung der beA-Postfächer für Syndikusrechtsanwältinnen und -rechtsanwälte erfolgt voraussichtlich im November 2017. Hierüber werden die BRAK und die zuständigen lokalen Rechtsanwaltskammern die Betroffenen rechtzeitig informieren.

Nach Bereitstellung der Postfächer und der SAFE-IDs sollten Sie unmittelbar reagieren und eine beA-Karte bestellen. Die zur Bestellung notwendige SAFE-ID kann dann aus dem Bundeseinheitlichen Amtlichen Anwaltsverzeichnis  abgerufen werden.

Was Sie jetzt schon tun sollten…

Folgendes sollten Syndici möglichst schon jetzt - also vor der Bestellung ihrer beA-Karte - beachten und organisieren:

1. Syndici sollten sich selbst aktuell informiert halten, z.B. über den beA-Newsletter und die Webseiten der BRAK. Größere Unternehmen sollten zusätzlich über interne Kanäle informieren, insbesondere bei unternehmensspezifischen Anforderungen.
2. Bereits jetzt sollten die Vergabe von Berechtigungen am Postfach und Vertretungsregelungen geplant werden. Welche Kollegen/-innen bzw. Mitarbeiter/-innen benötigen welche der 22 Berechtigungen, die im beA vergeben werden können?
3. Außerdem sollten Syndici schon jetzt Festlegungen für die Überwachung des Nachrichteneingangs in ihrem beA-Postfach treffen. Soll es ggf. eine/n Mitarbeiter/in geben, die/der - z.B. über eine einzurichtende „Sicht“ - mehrere Postfächer auf Nachrichteneingänge überwacht? Wer soll E-Mail-Benachrichtigungen bei Nachrichteneingang erhalten?
4. Bei mitbestimmten Unternehmen sollte die Frage der Einbindung des Betriebsrats geklärt werden.
5. Schulungen der Mitarbeiter/-innen können bereits jetzt geplant und durchgeführt werden.
6. Bereits jetzt kann die Bestellung von beA-Mitarbeiterkarten (und ggf. Softwarezertifikaten) geplant werden: Welche Mitarbeiter/-innen benötigen neben den Syndici eine Sekretariatskarte und ggf. welche Sicherheitstoken?
7. Schon jetzt können Chipkartenlesegeräte beschafft werden. Die mit dem beA verwendbaren Geräte sind auf der beA-Website der BRAK aufgelistet. Ggf. muss die Beschaffung und Installation der Geräte mit den für IT zuständigen Stellen im Unternehmen abgestimmt bzw. es müssen unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt werden. Geklärt werden sollte auch: Wie viele Lesegeräte werden wo benötigt?
8. Die beA Client Security kann bereits jetzt installiert werden bzw. die Installation vorbereitet werden. Ggf. ist hierzu eine Freigabe bzw. Prüfung durch die IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich; dieser Prozess kann bereits jetzt eingeleitet werden.