Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) von Rechtsanwalt Christopher Brosch und IT-Referent Hannes Müller, M.A., BRAK, Berlin

1. Was gibt’s Neues? Neue Funktionen!

 

Als das beA am 28.11.2016 seinen Betrieb aufnahm, waren bereits bestimmte weitere Funktionen geplant. Diese Funktionen stehen nach einem Update der beA-Software bei Erscheinen dieses BRAK-Magazins voraussichtlich bereits zur Verfügung. Weitere Änderungen und Erweiterungen werden sich neben der kommenden Bereitstellung der Postfächer für Syndikusrechtsanwälte mittelfristig insbesondere aufgrund rechtlicher Vorgaben (u. a. aus dem Gesetz zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie) ergeben. In der neuen Softwareversion des beA gibt es unter anderem …

 

… mehr Übersicht

 

Aus den Standardordnern wie dem Posteingang und aus den eigenen Sichten lassen sich zudem nun Hervorhebungen konfigurieren. Über diese Funktion ist es möglich, nach definierbaren Kriterien Nachrichten in dem jeweiligen Ordner bzw. der jeweiligen Sicht farblich hervorzuheben. Alle Nachrichten eines bestimmten Absenders können etwa in einer wählbaren Farbe markiert werden. Über den Dialog „Spaltenauswahl“, der als Teil der „Sonstigen Funktionen“ aus den Standardordnern und den Sichten heraus aufgerufen werden kann, ist es möglich, für die Spaltensortierung eines Ordners eine Einstellung (z. B. aufsteigend nach Name oder Datum) zu speichern.

 

… individueller Blick ins beA

 

Mit dem gelegentlich so bezeichneten Kanzlei-Eingangspostfach („Sicht: Posteingang aller Postfächer“) stand bislang eine vordefinierte Sicht zur Verfügung, mit der der Posteingang aller Postfächer, für die der jeweilige Benutzer berechtigt ist, zusammenfassend dargestellt wurde. Künftig lassen sich derartige Sichten frei definieren. Beispielsweise kann eine Sicht definiert werden, über die auf einen Blick alle Nachrichten angezeigt werden, bei denen das Aktenzeichen der Justiz mit bestimmten Zeichen beginnt oder das eigene Aktenzeichen einem bestimmten Muster entspricht. Die Funktionalität steht unter „Einstellungen“ zur Verfügung. Die bisherige vordefinierte Sicht entfällt, kann aber ggf. manuell angelegt werden.

 

… Berichte

 

Die sichtbarste Neuerung ist ein neuer Reiter „Berichte“ im Hauptmenü, rechts neben den bisher schon vorhandenen Reitern „Nachrichten“ und „Einstellungen“. Hiermit können Benutzer mit dem entsprechenden Recht (Recht 22 – Berichte erstellen und verwalten) anhand definierbarer Filterkriterien statistische Auswertungen über beA-Postfächer erstellen.

 

… mehrere Empfänger zugleich

 

Bislang konnten im beA nur Nachrichten an jeweils einen Empfänger versandt werden. Jetzt ist es möglich, eine Nachricht an mehrere Empfänger – z. B. Gericht und Gegenpartei – zugleich zu versenden. Die Empfänger können gleichzeitig oder nacheinander über den bekannten Dialog „Empfänger hinzufügen“ ausgewählt werden.

 

… verbesserte Benutzer- und Rechteverwaltung

 

Benutzerrechte können nun auf einen definierten Zeitraum beschränkt vergeben werden. So lassen sich z. B. vorab für den Zeitraum einer Urlaubsvertretung zusätzliche Rechte vergeben, die nach Ende des Zeitraums automatisch wieder entfallen. In der Profilverwaltung können Mitarbeiter (nicht Postfachbesitzer) über den Dialog „Zugang löschen“ den eigenen Zugang zum beA löschen, wenn sie diesen nicht mehr benötigen.

 

… Signaturprüfung

 

Im Kopf einer angezeigten Nachricht steht zudem nun eine neue Funktion („Signaturen prüfen“) zur Signaturprüfung zur Verfügung. Es werden über die Schaltfläche sämtliche in der Nachricht enthaltenen Signaturen – einschließlich einer eventuellen Nachrichtensignatur (Containersignatur) – geprüft. Ist keine Nachrichtensignatur vorhanden, wird dies hier angezeigt.

 

 

2. Mandantenkommunikation mit dem beA

 

Seit Juni 2017 ist über das beA der Austausch von Nachrichten mit sogenannten EGVP-Bürgerpostfächern möglich. Das bedeutet: Anwälte können über ihr beA mit Mandanten kommunizieren.

In der EGVP-Kommunikationsinfrastruktur, deren Teil auch das beA ist, bestimmt sich anhand von sogenannten Rollen, wer wem Nachrichten senden darf (und umgekehrt). Dieses Rollenkonzept sieht unter anderem vor, dass EGVP-Bürgerpostfächer alle Gerichts-, Behörden- sowie Rechtsanwaltspostfächer adressieren können (und umgekehrt), nicht jedoch andere EGVP-Bürgerpostfächer.

 

Was brauchen Mandanten dazu?

 

EGVP-Bürgerpostfächer können ohne besondere Voraussetzungen eingerichtet werden. Mithilfe des EGVP-Classic-Clients können Bürger und Unternehmen bereits seit etwa zehn Jahren mit den Behörden sicher kommunizieren. Der EGVP-Classic-Client steht allerdings nur noch bis zum Jahresende 2017 zur Verfügung. Alternativ dazu können weitere auf den EGVP-Webseiten (http://www.egvp.de/) aufgeführte sogenannte Drittprodukte genutzt werden, etwa der Governikus Communicator Justiz Edition. Damit können Privatpersonen und Unternehmen auch weiterhin mit den Teilnehmern am elektronischen Rechtsverkehr (wie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten) kommunizieren, denen mit dem beA bereits auf gesetzlicher Grundlage ein Postfach eingerichtet wird.

Bürger, die einmalig oder selten einen elektronischen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr benötigen, brauchen nicht unbedingt ein EGVP-Bürgerpostfach einzurichten: Für sie wird das Onlineformular WEB-EGVP bereitgestellt, welches das Senden von elektronischen Nachrichten an Gerichte, nicht jedoch an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte ermöglicht.

 

Virenschutz erforderlich!

 

Wie auch beim E-Mail-Verkehr muss bei der Nutzung des beA jeder Nutzer selbst für einen ausreichenden Schutz vor Schadsoftware sorgen. Wegen der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des beA kann eine Virenprüfung nur beim Absender oder beim Empfänger erfolgen. Natürlich sollten allgemeine Vorsichtsmaßnahmen bei der Nutzung von Internetanwendungen beachtet werden. Wichtig ist zudem ein aktueller Virenschutz, der sicherstellt, dass insbesondere die Anhänge von beA-Nachrichten, die geöffnet oder exportiert werden, von der Virensoftware auch automatisch geprüft werden. In der Regel werden heruntergeladene Dateien durch eine ordnungsgemäß konfigurierte Virensoftware automatisch geprüft.

Auch die Justiz und Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte könnten versehentlich schädliche Dateien versenden. Die Notwendigkeit, eingehende Dateien auf Virenbefall zu prüfen, besteht daher nicht erst aufgrund der Möglichkeit der Mandantenkommunikation – jedoch gibt die neu geschaffene Möglichkeit Anlass, erneut darauf hinzuweisen.

 

Was bringt das?

 

Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte können über das beA durch die neue Kommunikationsmöglichkeit insbesondere mit ihren Mandanten sicher und verlässlich kommunizieren. beA-Postfächer sind aus den EGVP-Bürgerpostfächern über den Namen und den Ort des Postfachinhabers auffindbar, aus dem beA sind die EGVP-Bürgerpostfächer ebenso über entsprechende Angaben adressierbar. Sie haben damit die Möglichkeit, auf dem gleichen Weg sicher und frei von Medienbrüchen mit allen Teilnehmern am Rechtsverkehr zu kommunizieren: mit Gerichten und Behörden ebenso wie mit Mandanten. Elektronische Schriftstücke etwa des Gerichts können so – ohne Export und Nutzung eines E-Mail-Programms – direkt an den Mandanten weitergeleitet werden.

Online-Börse

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