Künftig (dazu soeben) regelt § 2 ERVV die technischen Anforderungen an Dokumente im Detail. Die Norm ersetzt damit ab 1.1.2018 die Bestimmungen, die bislang in den Ländern einzeln durch Verordnungen geregelt waren (vgl. beA-Newsletter 15/2017). Es gelten dann also einheitliche Bestimmungen bei allen Gerichten – auch den Bundesgerichten.
Was verlangt § 2 ERVV?
Das elektronische Dokument ist danach in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln (§ 2 I 1 ERVV). Die Speicherung als PDF stellt sicher, dass die jeweilige Datei unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm beim Empfänger originalgetreu wiedergegeben werden kann. Eine PDF-Datei kann dabei neben Text etwa auch Bilder und Grafiken enthalten.
Die Festlegung auf das Format PDF macht es allerdings erforderlich, dass Kanzleien die durch ein Textverarbeitungsprogramm erstellte Datei in das sog. Portable Document Format (kurz PDF; deutsch: (trans-)portables Dokumentenformat) konvertieren können. Gleiches gilt für eingescannte Dokumente, die am besten gleich im Rahmen des Scanvorgangs als PDF abgespeichert werden sollten (Scanner können in der Regel auch in anderen Formaten speichern, z.B. TIF oder JPG).
Nur ausnahmsweise, nämlich wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Das Tagged Image File Format (TIFF oder auch kurz TIF) ist ein Dateiformat, das eine hohe Bildauflösung, das CMYK-Farbmodell und eine hohe Farbtiefe unterstützt. Es eignet sich z.B. für technische Zeichnungen. Die Einreichung als TIFF ist dabei nicht verpflichtend; unterbleibt sie, kann dies aber zu Rechtsnachteilen im weiteren Verfahren wie etwa der Unschlüssigkeit des Vortrags führen.
Weitere Dateiformate neben PDF und TIFF sind – das ergibt sich als Umkehrschluss – nach der ERVV nicht zugelassen. Daher dürfen z.B. keine Schriftsätze als Textdateien (z.B. doc, docx, rtf, odt) und keine Fotos im verbreiteten JPG-Format übermittelt werden. Auch die bislang mögliche Übermittlung in einem komprimierten ZIP-Container wird nicht mehr zugelassen.
Gut zu wissen: Zu den Dateiformaten PDF und TIFF existieren unterschiedliche Unterformate bzw. Versionen (etwa PDF/A). Die in der Justiz zukünftig zugelassenen Dateiformate werden nach § 5 I Nr. 1 ERVV durch die Bundesregierung im amtlichen Teil des Bundesanzeigers und auf der Internetseite www.justiz.de bekanntgemacht werden. Dabei werden der Stand der Technik und die Barrierefreiheit berücksichtigt sowie eine Mindestgültigkeitsdauer der technischen Anforderungen angegeben (§ 5 II ERVV).
Und was ist nun eigentlich eine „durchsuchbare PDF“? „Durchsuchbar“ ist eine PDF-Datei, grob gesagt, wenn der Text mit Suchtools verarbeitet werden kann. Bei einer in PDF umgewandelten Word-Datei etwa ist dies regelmäßig der Fall; gescannte Texte müssen erst mit einer Texterkennungssoftware (OCR) bearbeitet werden, damit sie durchsuchbar werden (z.T. erledigt dies bereits der Scanner). Die Pflicht, solche durchsuchbaren PDFs einzureichen, soll allerdings erst ab dem 1.7.2019 gelten – für Anwältinnen und Anwälte gibt es also eine gewisse Umstellungsphase.