Die Rechtsprechung erwartet im Rahmen von Wiedereinsetzungsanträgen in zunehmendem Maße, dass Fehler beim elektronischen Versand von Schriftsätzen durch organisatorische Vorkehrungen ausgeschlossen werden – nicht anders als beim Versand per Post oder Fax übrigens. Ein wichtiger Eckpfeiler ist hier die nach dem Versand durchzuführende Kontrolle. Dabei genügt es nicht, dass man nur feststellt, die Nachricht befinde sich nicht mehr im Postausgang (vgl. etwa beA-Newsletter 3/2020 oder beA-Newsletter 32/2019). Die Kontrollpflichten gehen wesentlich weiter.
Und so kontrollieren Sie:
1. Prüfen Sie nach dem Versand als erstes in den „gesendeten Objekten“ (1), ob das beA-System einen Versandfehler gemeldet hat oder ob der Versand nach der Statusmeldung im beA erfolgreich durchgeführt wurde (2).
2. Öffnen Sie die Nachricht und exportieren Sie sie auf Ihr System (s. die Anleitung in beA-Newsletter 17/2018).
3. Öffnen Sie den auf Ihrem System gespeicherten ZIP-Ordner und lassen Sie sich die Export-Datei anzeigen (1). Prüfen Sie, ob in der Eingangsbestätigung des Gerichts der richtige Empfänger eingetragen ist (2) und die Übermittlung keinen Fehler aufweist (3), insbesondere ob die Übertragung fristgerecht abgeschlossen wurde.
4. Öffnen Sie das Prüfprotokoll (1). Entscheidend ist zunächst ein positives Gesamtprüfergebnis, um die Integrität der Nachricht und aller darin enthaltenen bzw. daran angebrachten Signaturen sicherzustellen. Prüfen Sie anschließend, ob der Schriftsatz wirksam eingereicht wurde, indem entweder ein sicherer Übermittlungsweg gewählt und ein vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis angebracht wurde (3) oder zumindest der Schriftsatz über eine wirksame qualifizierte elektronische Signatur (qeS) verfügt (4).
5. Prüfen Sie anschließend, ob in dem ZIP-Ordner alle für das Gericht bestimmten elektronischen Dokumente (im richtigen Dateiformat PDF) enthalten sind, insbesondere der Schriftsatz und alle Anlagen (1). Bei Verzicht auf die qeS prüfen Sie, ob im Schriftsatz am Ende eine einfache Signatur gesetzt wurde (2). Dabei muss ggf. über die Export-Datei (vgl. oben) auch das Absenderpostfach geprüft werden, das mit der einfachen Signatur identisch sein muss.
Und was, wenn die Kontrolle einen Fehler ergeben hat?
Dann sollten Sie im Einzelfall prüfen, ob und inwieweit sich der Fehler durch eine zweite, korrigierte Übermittlung beheben lässt oder ob Sie ggf. auf einen anderen Übermittlungsweg ausweichen müssen. Bei Unklarheiten kann eine Nachfrage bei Gericht sinnvoll sein – auch das ist übrigens nicht anders als beim Faxversand.